1.              Wie zijn wij ?

• Naam: CAP Conseil ("wij", "ons", "onze")
• Hoofdkantoor: Chemin du Stocquoy 3.- 1300 Waver
• Ondernemingsnummer: BE0860226187
• Website: capconseil.be (de "Website")
• Contactgegevens van onze contactpersoon voor vragen met betrekking tot gegevensbescherming: ac.trinon@capconseil.be

 2.             Wie zijn de betrokkenen ?

1. Wij verwerken persoonsgegevens met betrekking tot:

• aan de vertegenwoordigers van onze klanten;

• aan onze klanten;

• vertegenwoordigers van onze leveranciers;

• kandidaten voor werk bij ons;

• bezoekers van onze Website en werkplekken; en

• aan andere betrokkenen( de "betrokkenen", "u", "uw/ uw").

2. Dit privacybeleid (het "Beleid") is van toepassing op elke verwerking van uw persoonsgegevens die wij uitvoeren.

 3.              Wat is onze inzet voor gegevensbescherming?

1. Wij verbinden ons ertoe alles in het werk te stellen om onze activiteiten op het gebied van de verwerking van persoonsgegevens in overeenstemming te brengen met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, met inbegrip van Verordening (EU) 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens,  en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) (de "AVG") en de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens, zoals van tijd tot tijd gewijzigd, aangevuld of vervangen (de "Toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming").

 4.              Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?

1. Als u de vertegenwoordiger bent van een van onze klanten, verwerken wij :

• uw persoonlijke identificatiegegevens, uw professionele identificatiegegevens en uw contactgegevens voor de activering, het beheer en het onderhoud van onze zakelijke relatie met onze klanten;
• uw persoonlijke identificatiegegevens en uw professionele identificatiegegevens om ons in staat te stellen de facturering van onze klanten te organiseren;
• indien van toepassing, uw bankgegevens om de betaling van facturen met betrekking tot onze service te verifiëren;
• indien van toepassing, uw persoonlijke identificatiegegevens, uw professionele identificatiegegevens en uw contactgegevens voor het verzenden van communicatie voor marketingdoeleinden;

2. Als u klant bent, verwerken wij:

• Uw e-mailadres voor het verzenden van mailings..

3. Als u de vertegenwoordiger bent van een van onze leveranciers, verwerken wij uw persoonlijke identificatiegegevens, professionele identificatiegegevens en contactgegevens voor het beheer van onze zakelijke relatie met onze leveranciers

4. Als u een kandidaat bent voor een baan bij ons, verwerken wij uw persoonlijke identificatiegegevens, professionele identificatiegegevens, contactgegevens, gegevens met betrekking tot uw professionele leven (vaardigheden, kwalificaties, ervaringen, enz.) en persoonlijke gegevens in uw curriculum vitae om uw profiel te beoordelen in relatie tot onze wervingsbehoeften.

5. Als u onze Website bezoekt, kunnen we elektronische identificatiegegevens over u op geaggregeerde basis verwerken om de frequentie op onze Website te meten, de browse-ervaring te verbeteren en voor het detecteren en voorkomen van fraude en IT-beveiligingsinbreuken.

6. Als onze werkplekken zijn uitgerust met bewakingscamera's, kunnen we alleen toegang vragen tot beelden over u, alleen wanneer dergelijke toegang noodzakelijk is voor het nastreven van ons legitieme belang bij het opsporen van overtredingen of inciviliteit en voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving.

7. We kunnen sommige van uw persoonsgegevens ook verwerken voor de volgende doeleinden:

• herstructureringen van onze activiteiten uit te voeren;
• interne en externe audits uit te voeren;
• geschillen met betrokkenen te beheren en wanneer de verwerking noodzakelijk is voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen.

8. Wij onderwerpen betrokkenen niet aan beslissingen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking die rechtsgevolgen voor hen heeft of hen op vergelijkbare wijze aanzienlijk beïnvloedt.

 5.              In welke hoedanigheid verwerken wij uw persoonsgegevens?

1. Wij verwerken uw persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke. In dit kader bepalen wij het doel en de middelen van de verwerking van uw persoonsgegevens

 6.              Op basis waarvan verwerken wij uw persoonsgegevens?

1. Het verstrekken van uw persoonsgegevens kan noodzakelijk zijn

• de uitvoering van een contract waarbij de betrokkene partij is of de uitvoering van precontractuele maatregelen die op uw verzoek zijn genomen (bijvoorbeeld in het geval van een verzoek om met ons samen te werken);
• naleving van een toepasselijke wettelijke verplichting die op ons van toepassing is (bijv. boekhouding, belastingen, enz.);
• om onze legitieme belangen (of die van een gegevensontvanger) na te streven, op voorwaarde dat deze belangen zwaarder wegen dan uw fundamentele rechten en vrijheden.

2. Wij vragen uw vrije, voorafgaande en geïnformeerde toestemming voordat wij overgaan tot de verwerking van sommige van uw persoonsgegevens (bijvoorbeeld wanneer de verwerking van uw gegevens een overdracht van uw beeldrechten inhoudt).

3. Het verstrekken van sommige van uw persoonlijke gegevens (bijv. uw persoonlijke identificatiegegevens, enz.) bepaalt ons vermogen om u onze service te bieden of onze activiteiten uit te voeren.

4. Mogelijke gevolgen van het niet verstrekken van uw persoonsgegevens kunnen zijn: ons onvermogen om u onze service te verlenen of ons bedrijf uit te voeren of een schending door ons van een of meer verplichtingen onder de toepasselijke wetgeving (bijv. boekhoudkundige en fiscale wetgeving).

 7.              Waar komen uw persoonsgegevens vandaan?

1. De persoonsgegevens die wij verwerken zijn afkomstig uit de volgende bronnen:

• rechtstreeks met u, bijvoorbeeld tijdens het eerste contact dat wij met u leggen;
• uit openbaar beschikbare informatie (op internet), bijvoorbeeld wanneer we het profiel van kandidaten voor werk bij ons controleren.

 8.              Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?

1. De volgende ontvangers kunnen sommige van uw persoonsgegevens ontvangen of er toegang toe hebben (alleen als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taken):

• onze medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de commerciële en administratieve opvolging hebben toegang tot de persoonlijke identificatiegegevens, professionele identificatiegegevens en contactgegevens van onze gebruikers, klanten en vertegenwoordigers van onze klanten;
• leden van ons team die verantwoordelijk zijn voor het monitoren van onze leveranciers toegang hebben tot de persoonlijke identificatiegegevens, professionele identificatiegegevens en contactgegevens van de vertegenwoordigers van onze leveranciers;
• onze juridische adviseurs en advocaten hebben toegang tot bepaalde persoonsgegevens van betrokkenen in het kader van herstructureringen van onze activiteiten of geschillen.

2. Wij vertrouwen de verwerking van sommige van uw persoonsgegevens alleen toe aan onderaannemers voor zover dat nodig is om hun taken uit te voeren en in overeenstemming met onze schriftelijke instructies en de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

3. In het geval van een herstructureringstransactie (bijv. een financieringstransactie) kunnen we bepaalde persoonsgegevens met betrekking tot een beperkt aantal betrokkenen doorgeven aan een derde partij die betrokken is bij de transactie (bijv. een bank) in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

 9.              Hoe beheren we onderaannemers?

1. Wij nemen passende maatregelen om ervoor te zorgen dat onze verwerkers uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

2. Wij zullen er onder meer voor zorgen dat onze onderaannemers zich ertoe verbinden om persoonsgegevens alleen in onze instructies te verwerken, geen andere verwerker in te schakelen zonder onze voorafgaande toestemming, om adequate technische en organisatorische maatregelen te nemen om de veiligheid van persoonsgegevens te waarborgen, om ervoor te zorgen dat personen die gemachtigd zijn om toegang te krijgen tot persoonsgegevens onderworpen zijn aan adequate vertrouwelijkheidsverplichtingen,  om de persoonsgegevens die zij verwerken aan het einde van hun diensten terug te geven en/of te vernietigen, om audits uit te voeren en om ons te helpen bij het opvolgen van verzoeken van betrokkenen met betrekking tot de uitoefening van hun rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens.

10.             Waar verwerken wij uw persoonsgegevens?

Sommige ontvangers van persoonsgegevens kunnen organisaties zijn met hoofdkantoor in een land buiten de Europese Economische Ruimte ("EER") of verwerken bepaalde persoonsgegevens uit een land buiten de EER.

In het geval dat uw persoonsgegevens worden overgedragen naar landen buiten de EER, zullen wij ervoor zorgen dat wij de volgende garanties nemen:

• lhet land waarnaar de persoonsgegevens worden doorgegeven, heeft geprofiteerd van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie overeenkomstig artikel 45 van de AVG en de doorgifte valt binnen het toepassingsgebied van dat adequaatheidsbesluit;
• wij een contract hebben gesloten met de ontvanger van de persoonsgegevens met daarin de modelcontractbepalingen voor de bescherming van persoonsgegevens die door de Europese Commissie zijn vastgesteld op grond van artikel 47 van de AVG; of
• in het geval van een doorgifte naar de Verenigde Staten wordt de ontvanger van de persoonsgegevens gecertificeerd volgens het EU-VS-privacyschildprogramma dat is vastgesteld op grond van artikel 45 van de AVG en valt de overdracht binnen het toepassingsgebied van het EU-VS-privacyschildprogramma.

11.              Wat zijn de toepasselijke bewaartermijnen?

Wij zorgen ervoor dat uw persoonsgegevens slechts worden bewaard voor een periode die niet langer is dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.

We bewaren facturen en andere boekhoudkundige documenten (die sommige van uw persoonlijke gegevens kunnen bevatten) gedurende een periode van zeven (7) jaar vanaf de datum van uitgifte ervan in overeenstemming met de boekhoudwetgeving. Deze boekhoudkundige documenten kunnen, in voorkomend geval, bepaalde persoonlijke identificatiegegevens, bepaalde professionele identificatiegegevens en bepaalde contactgegevens bevatten.

We gebruiken ook de volgende criteria om de bewaartermijn van persoonsgegevens te bepalen, afhankelijk van de context en doeleinden van elke verwerking:

• de datum van ons laatste contact;
• veiligheidsredenen (bijvoorbeeld de beveiliging van onze informatiesystemen);
• elk lopend of potentieel geschil of geschil met een betrokkene;
• elke wettelijke verplichting om persoonsgegevens te bewaren of te wissen (bijvoorbeeld een bewaarplicht opgelegd door een boekhoud- of belastingwet).

12.              Wat zijn uw rechten?

Onder voorbehoud van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, hebt u een recht op informatie, een recht op toegang, rectificatie en verwijdering van uw persoonlijke gegevens, het recht om bezwaar te maken tegen of de verwerking van uw persoonlijke gegevens te beperken, een recht op de overdraagbaarheid van persoonlijke gegevens en het recht om uw toestemming in te trekken.

Hieronder vindt u een tabel waarin elk van uw rechten in meer detail wordt beschreven:

Richt elk verzoek met betrekking tot uw rechten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens die wij als verwerkingsverantwoordelijke verwerken aan onze contactpersoon voor vragen over gegevensbescherming met behulp van hun contactgegevens in het beleid. Wij verbinden ons ertoe om zo snel als materieel mogelijk is op uw verzoek te reageren en altijd binnen de termijnen die zijn voorzien door de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Houd er rekening mee dat we uw persoonlijke gegevens voor bepaalde doeleinden kunnen bewaren waar vereist of toegestaan door de wet. Houd er ten slotte rekening mee dat we u, in geval van twijfel over uw identiteit, om een identiteitsbewijs kunnen vragen om ongeoorloofde toegang tot uw persoonlijke gegevens te voorkomen.

13.              Welk beveiligingsniveau bieden wij?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om een beveiligingsniveau te waarborgen dat is afgestemd op de risico's die verbonden zijn aan de verwerking van uw persoonsgegevens.

We volgen de beste praktijken van de branche om ervoor te zorgen dat persoonlijke gegevens niet per ongeluk of onwettig worden vernietigd, verloren, gewijzigd, bekendgemaakt of geopend op een ongeoorloofde manier.

14.              Heeft u vragen of klachten?

Als u vragen of klachten heeft over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken, kunt u deze van tevoren richten aan onze contactpersoon voor vragen over gegevensbescherming met behulp van hun contactgegevens in het beleid.

U hebt het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit. De bevoegde autoriteit voor België is: Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, +32 (0)2 274 48 00, contact@apd-gba.be.

15.              Nog iets anders?

We behouden ons het recht voor om het beleid van tijd tot tijd bij te werken. We informeren u over eventuele wijzigingen die we in het beleid kunnen aanbrengen.

In het geval van een conflict of inconsistentie tussen een bepaling van het Beleid en een bepaling van een ander beleid of document met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, prevaleert de bepaling van het Beleid.